Regelmatige factuur _{De wettelijke vereisten}

Wist u dat dat de btw-controleur de aftrek van de btw die u zelf betaald heeft aan uw leverancier zomaar kan verwerpen als u geen "regelmatige factuur" kunt voorleggen? Bovendien kan hij voor elke onregelmatige factuur die u zelf opstelt, een boete opleggen tot 20% van de verschuldigde btw. 

Om de btw die u betaalde te kunnen recupereren, moet uw leverancier u een factuur uitreiken. Op basis van een Bancontact-afschrift, een Visa-uittreksel, een kasticket, e.d. heeft u dus GEEN recht op btw-aftrek, daarover bestaat geen discussie. U heeft dus een regelmatige factuur nodig, die moet een aantal wettelijk voorgeschreven vermeldingen bevatten.

Checklist verplichte vermeldingen factuur

• De datum waarop ze wordt uitgereikt en een opeenvolgend nummer (volgens één of meer reeksen) dat de factuur op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze wordt ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter.
• De naam of de maatschappelijke benaming van de leverancier van de goederen of van de dienstverrichter, het adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel, zijn btw-nummer en ondernemingsnummer (inschrijving in de KBO). Voor vennootschappen moet tevens ‘RPR’ (staat voor: rechtspersonenregister) vermeld worden, gevolgd door een locatie.
• De naam of de maatschappelijke benaming en het adres van de klant evenals het btw-nummer van de klant indien die zelf btw-plichtig is.[1]
• De datum waarop de levering van de goederen of de dienstverrichting plaatsgevonden heeft of de datum van de incassering van de prijs of een deel ervan, voor zover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur. 
• De gegevens die nodig zijn om de handeling te omschrijven en om het tarief van de verschuldigde btw vast te stellen, inzonderheid de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten en hun hoeveelheid alsook het voorwerp van de diensten.
• Voor elk tarief of elke vrijstelling: de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief btw, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten indien die niet in de eenheidsprijs inbegrepen zijn.
• De vermelding van de tarieven van de verschuldigde btw en het totaalbedrag van de verschuldigde btw. Het totaalbedrag van de verschuldigde btw moet uitgedrukt worden in de nationale munteenheid van de lidstaat waarin de goederen geleverd worden of de diensten verricht worden.
• De vermelding van de betreffende bepaling van de richtlijn of van de overeenkomstige nationale bepaling krachtens dewelke de handeling van de btw vrijgesteld is of krachtens dewelke de btw niet in rekening gebracht wordt of een gelijkwaardige vermelding.
• Een verwijzing naar het vroeger uitgereikte stuk of stukken indien er voor dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden uitgereikt of opgesteld. 
• De opname van algemene voorwaarden is niet verplicht. Toch is het aangewezen dit te doen.
  
  _{[1]  Bij een reeks facturen die langs elektronische weg naar dezelfde klant verzonden worden, hoeven de gelijke vermeldingen voor de verschillende facturen slechts één keer opgenomen te worden, voor zover alle informatie toegankelijk is voor elke factuur.}
  

Een onregelmatige factuur ontvangen, wat nu?

Het overkomt u wellicht ook af en toe: een leverancier of een aannemer stuurt u een factuur die niet voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Moet u die factuur dan protesteren of kunt u ze zonder meer betalen? Loopt u een risico als u een dergelijke factuur in uw boekhouding opneemt? Kunt u de problemen achteraf nog rechtzetten? Welke risico’s loopt u als u zelf per vergissing naar uw klanten facturen stuurt waarop niet alle wettelijk verplichte vermeldingen staan?

Verplichte vermeldingen

Alleen voor de btw?

• In het eigenlijke ondernemingsrecht staan niet veel bepalingen die aangeven welke vermeldingen er allemaal op een factuur moeten staan. In de btw-wetgeving is dat echter wel het geval.
• De btw is slechts recupereerbaar als er aan de materiële en formele voorwaarden voldaan is. De materiële voorwaarde houdt in dat de btw slechts recupereerbaar is als de geleverde goederen en diensten gebruikt worden voor belastbare handelingen (art. 45, §1 W.Btw, KB nr. 3 art. 1) . Daarnaast geldt er ook een formele voorwaarde. U kunt de btw slechts recupereren als u beschikt over een regelmatige of conforme factuur (KB nr. 3, art. 3, §1, 1°) , een factuur die alle verplichte btw-vermeldingen bevat (KB nr. 1, art. 5, §1) . 
• Los van de verplichte vermeldingen kan een factuur ook nog een aantal facultatieve vermeldingen bevatten. Denk hierbij bijvoorbeeld maar aan de factuurvoorwaarden (de zogenaamde kleine lettertjes) van de aannemer of leverancier die de factuur stuurt, of aan een vervaldag die op de factuur gezet wordt.
  

Waarover gaat het zoal?
 

• Als verplichte vermeldingen moet u op een factuur onder andere de datum en het volgnummer van de factuur, de identiteit van de onderneming die de factuur verstuurt alsook de naam en het adres van de bestemmeling van de factuur en het gefactureerde bedrag zetten.
• Verder gaat het bijvoorbeeld ook om het btw-nummer van de klant, het toepasselijke btw-tarief en het bedrag van de btw, een correcte en volledige omschrijving van de goederen of diensten, de datum van het belastbaar feit, enz.
  

Sancties

Als klant
 

• Als u een factuur ontvangt die niet alle verplichte vermeldingen bevat en die zonder meer in uw boekhouding opneemt, dan riskeert u vooreerst problemen met de Btw. In dat geval zou de btw-controleur namelijk strikt gezien de btw-aftrek voor deze factuur kunnen weigeren. Hij zou dan kunnen zeggen dat het voor de Btw niet gaat om een geldig document.
• In het slechtste geval moet u de btw die u recupereerde, dan terugstorten aan de staat, vermeerderd met een boete en nalatigheidsinterest. Een factuur die niet voldoet aan een vormvereiste, valt sinds 01.04.2018 wel onder het nieuwe boetebeleid: bij een eerste inbreuk te goeder trouw wordt de boete onder bepaalde voorwaarden automatisch kwijtgescholden.
  

Als leverancier
 

• Verstuurt u als leverancier een factuur die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet, dan riskeert u een boete. Die boete bedraagt bij een eerste toevallige overtreding € 25 per factuur met een minimum van € 50 en een maximum van € 500 euro. Bij een tweede overtreding gaat de boete naar € 50 per factuur met een maximum van € 1.250 en bij verdere overtredingen stijgen de boetes nog meer. De overheid kan in de plaats van deze boetes ook een proportionele geldboete (van maximaal 200% van de verschuldigde btw) eisen als uw factuur een fout bevat in het identificatienummer, de naam of het adres van uzelf of de klant of de aard, hoeveelheid of prijs van de geleverde goederen of diensten. Het nieuwe boetebeleid (zie boven) is eveneens van toepassing.
• Los van de boetes die de overheid u kan opleggen, riskeert u bovendien problemen met de klant die de factuur ontving. Die klant kan een schadevergoeding van u vragen voor de schade die hij door de (verkeerde) factuur leed.
  

Hoe aanpakken?

Hoe bij ontvangst reageren?
 

• Indien u een factuur ontvangt die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet, dan vraagt u het best aan uw leverancier of aannemer dat hij u een creditnota en een nieuwe, wel correcte factuur of een verbeterend stuk bezorgt. Betaal intussen nog niet. Verwijs als argument naar het feit dat u de btw op die factuur mogelijk niet kunt recupereren.
• Reageert uw leverancier niet of heeft u behalve de ontbrekende vermeldingen nog andere bemerkingen bij de factuur, protesteer die dan dadelijk via een aangetekende brief. Maak tevens voorbehoud voor de schade die u riskeert te lijden door de onregelmatigheid van de factuur.
• Krijgt u vervolgens toch een juiste factuur (en heeft u geen andere opmerkingen daarbij), dan moet u deze juiste factuur wel betalen. Het feit dat aanvankelijk een onvolledige of onregelmatige factuur aan u bezorgd werd, doet de vordering van uw leverancier of aannemer niet vervallen.
  

Btw-controle
 

• Betaalde u de onregelmatige factuur toch en doet uw controleur moeilijk over de btw-aftrek van die factuur, dan komt de recente Europese rechtspraak u enigszins ter hulp. Volgens het Europese Hof vereist het fundamentele beginsel van de btw-neutraliteit dat de recuperatie van btw toegestaan wordt als de materiële voorwaarden vervuld zijn, zelfs als er aan de formele voorwaarden niet voldaan is (HvJ, 15.09.2016, C-516/14 en C-518/14, Barlis en Senatex) . Volgens het Hof mag de Btw-Administratie zich er niet toe beperken om enkel de factuur te onderzoeken, maar moet zij ook rekening houden met de aanvullende informatie die de btw-plichtige verstrekt. 
  

Circulaire
 

• De Belgische Btw heeft zich uiteindelijk in een circulaire (circ. 2017/C/64 van 12.10.2017) ook aangesloten bij het standpunt van het Europese Hof. Volgens die circulaire mag de fiscus niet langer automatisch de recuperatie van de btw weigeren omdat de factuur onregelmatig of onvolledig is. De fiscus moet de btw-plichtige toelaten om een gecorrigeerde factuur en/of andere aanvullende bewijsstukken voor te leggen. Dat geldt vanzelfsprekend enkel als de materiële voorwaarde vervuld is en als er geen sprake is van fraude of misbruik in hoofde van de btw-plichtige of zijn medecontractanten.
  

Praktisch
 

• Als u vóór het beëindigen van de btw-controle bewijskrachtige stukken – zoals bestelbonnen, contracten, offertes en correspondentie – kunt voorleggen die de onvolledige of onregelmatige factuur aanvullen of corrigeren, dan behoudt u dus uw recht op btw-recuperatie. U moet wel in het bezit zijn van een factuur, ook al is ze onregelmatig of onvolledig, en u moet deze laten corrigeren (art. 53, §2, derde lid W.Btw; art. 12 KB nr. 1) . Doe dat zo snel mogelijk zodat het niet tot een correctieopgave komt. 
  

En als verzender van de factuur?
 

• Als verzender van de factuur moet u een creditnota en een nieuwe factuur opstellen. Weet wel dat u hierdoor riskeert om later betaald te worden. U kunt namelijk niet meer voortgaan op de vervaldatum van uw eerste factuur om van uw klant een schadevergoeding te vragen wegens laattijdige betaling. U kunt al evenmin van uw klant interesten vragen vanaf de vervaldag van de eerste factuur.