Boekhouding vennootschap Praktische info

Heeft u een vennootschap, dan vind u hieronder tips hoe u uw boekhouding bij ons binnenbrengt of digitaal aanlevert. Zo kunnen we ze vlot en correct verwerken. 

U ontvangt rond het einde van elk kwartaal een seintje om ons uw documenten te bezorgen. Dat doet u best zo snel mogelijk, want tegen de 20ste moeten we uw btw-aangifte doen bij de Federale Overheidsdienst Financiën.

Is uw boekhouding verwerkt, krijgt u weer bericht van ons: het bedrag aan btw dat u moet betalen of terugkrijgt.

1. Uw documenten aanleveren

  • De verkoopfacturen (dus die u uw klanten stuurt) en de aankoopfacturen (die u van leveranciers ontvangt) netjes scheiden, best in een map waar ze niet kunnen uitvallen. Schrijf ook uw naam op de map, zo vermijden we vergissingen.
  • Alle aankoopfacturen die u ons bezorgt, boeken wij als beroepskosten. Privéfacturen horen niet thuis in de boekhouding! Bezorg ons dus geen factuur voor het installeren van een sauna, tenzij uw onderneming een sauna uitbaat.
  • Kassaticketjes en bonnetjes zijn geen factuur: om btw te kunnen aftrekken, moet het gaan om een om een échte factuur: de “regelmatige factuur”.
  • Laat ons altijd weten of u de btw het vorige kwartaal betaald heeft, ook als dat niet volledig of niet op tijd gebeurd is.
  • Soms ontvangt u een uittreksel van de btw, bezorg het ons ook, dan nemen we die gegevens mee in de berekening.

2. Digitaal aanleveren

  • Vindt u dat makkelijker, kan u ons uw documenten ook digitaal bezorgen, bijvoorbeeld als PDF.
  • Of u kan kiezen voor Billtobox, het volstaat de facturen te uploaden en ze worden automatisch geboekt, zodat u online ook een dashboard en archief hebt.
  • Het is zelfs zo in te stellen dat elke keer als u een factuur opstelt of ontvangt, u deze maar hoeft door te mailen naar een specifiek mailadres om ze te boeken als inkoop- of verkoopfactuur.
  • Neem contact op als u Billtobox wil uitproberen.

3. De aankopen (uitgaven)

  • Rangschik uw facturen op datum: dus de oudste factuur onderaan, de jongste factuur bovenaan. 
  • Voorzie de factuur van een letter, zodat we ze juist kunnen boeken: (A) = aankopen handelsgoederen; (O) = onkosten; (I) = investeringen. Klasseren (op datum) per categorie (A, O of I) kan natuurlijk ook.
  • Voor gemengde kosten (deels privé/beroep) zoals gsm, water, telefoon, verwarming, brandstof enzovoort, spreken we een beroepspercentage af. 
  • De bijlagen of details van de facturen (zoals bij telefoon, gsm, nutsvoorzieningen, brandstof, et cetera) moeten ook steeds meebezorgd worden. 

4. De verkopen (opbrengsten) 

  • De verkoopfacturen klasseert u op nummer (het laagste nummer onderaan, het hoogste nummer bovenaan). 
  • Als u in de bouw werkzaam bent: klasseer de attesten van 6% bij de betreffende verkoopfactuur. 
  • Als u een winkel heeft: contante verkopen schrijft u in een dagontvangstenboek, opgesplitst per btw-tarief. 
  • U bent wettelijk verplicht om de dagontvangsten werkelijk dagelijks bij te houden, op straffe van een (serieuze) boete. Bijvoorbeeld: op datum van 15 april moet uw dagontvangstenboek bijgeschreven zijn tot en met 14 april. 
  • Totaliseer de dagontvangsten, controleer de totalen zowel verticaal als horizontaal.

5. Bankuittreksels

  • De uittreksels van de rekeningen op naam van uw vennootschap, krijgen we digitaal binnen via Codabox. Het bespaart u en ons de "papierslag" van weleer.
  • Elk "plusbedrag" (+) of "minbedrag" (-) vermeld op uw bankrekening, moet immers een bestemming in de boekhouding krijgen.
  • Geldbewegingen (stortingen) van of naar de kas schrijft u UIT of IN het kasboek.
  • Bedragen die we door gebrek aan een verklaring niet kunnen thuiswijzen, boeken we voorlopig naar een wachtrekening. De bedragen op deze wachtrekening geven we u zo vlug mogelijk door, zodat u kunt nakijken waarover ze precies gaan. In uw belang vragen we om ons binnen de 14 dagen hierover uitsluitsel te geven. 

6. Kasboek

  • Contante verrichtingen (IN en UIT) noteert u in het kasboek. U bent wettelijk verplicht om uw kasboek dagelijks bij te houden op straffe van een serieuze boete. Bijvoorbeeld: op 15 april moet het kasboek bijgeschreven zijn tot en met 14 april.
  • Contant geld dat u naar de bank brengt, schrijft u UIT het kasboek. Controleer datum en bedrag!
  • Contant geld dat u van de bank afhaalt (wisselgeld bijvoorbeeld), schrijft u IN het kasboek. Controleer ook hier datum en bedrag!
  • Belangrijk: een kassaldo onder nul kan NIET! Controleer daarom dagelijks uw kassaldo.
  • Ga dagelijks na of het kassaldo in uw kasboek klopt met de euro's die werkelijk in uw fysieke kas liggen.

7. Diversen

  • Heeft u personeel: bezorg ons de factuur, alsook de betaalstaten van het sociaal secretariaat. 
  • Betaalt u huur: bezorg ons een kopie van de recentste huurovereenkomst. 
  • Nieuwe lening of leasing: geef ons een kopie van het contract samen met de aflossingstabel. 
  • Alle briefwisseling van de overheid: bezorg ons deze ook (uitsluitend in origineel). 
  • Kortom: u bezorgt ons alle bijkomende info die betrekking heeft op uw onderneming. 

Na verwerking van uw boekhouding ontvangt u van ons een bericht of u btw moet storten of terugkrijgt. Dat bericht is tegelijk het sein dat uw boekhouding volledig is bijgewerkt. Als u ze op papier aangeleverd hebt, dan graag weer de kaften komen ophalen.

Ontbreekt iets in dit overzicht of was het niet duidelijk? Neem contact op, we beantwoorden graag uw vragen, zo kunnen we ook dit overzicht verbeteren.